Als één eigenaar niet betaalt, komen de kosten van het gebouw bij de rest terecht. Hoe eerder u erbovenop zit, hoe kleiner de achterstand blijft. Een vast traject voorkomt bovendien het gevoel van willekeur: iedereen wordt hetzelfde behandeld.
Voorkomen: automatische incasso
De goedkoopste incasso is de incasso die u nooit hoeft te doen. VvE's die standaard met automatische incasso werken, hebben in de praktijk aanzienlijk minder achterstanden. Maak het afgeven van een machtiging zo makkelijk mogelijk en neem het op in het welkomstpakket voor nieuwe eigenaren.
Zorg wel dat de incasso op een vast moment loopt en dat een storno direct zichtbaar is — anders ontdekt u een achterstand pas bij de jaarrekening.
Het traject in vier stappen
1. Betalingsherinnering (week 1 à 2)
Vriendelijk, zakelijk en met alle gegevens erin: welk bedrag, welke periode, hoe te betalen. Vaak is het gewoon vergeten of gaat het om een gestrande incasso.
2. Aanmaning met termijn (na circa twee weken)
Nu formeel: een laatste termijn en de mededeling dat bij uitblijven van betaling rente en incassokosten volgen. Voor particulieren gelden wettelijke regels voor de aanzegging en de maximale incassokosten; houd u daaraan, anders vallen die kosten later weg.
3. Persoonlijk contact
Onderschat deze stap niet. Achter een achterstand zit vaak een situatie — ziekte, scheiding, baanverlies. Een betalingsregeling die wordt nagekomen, levert de VvE meer op dan een procedure. Leg de regeling schriftelijk vast en meld hem aan de vergadering zonder namen te noemen.
4. Uit handen geven
Helpt dat niet, dan gaat de vordering naar een incassobureau of deurwaarder. Voor VvE-bijdragen is de kantonrechter meestal de bevoegde instantie. Zorg dat u het dossier compleet heeft: de vastgestelde begroting, het besluit over de bijdrage, de verstuurde nota's, de herinneringen en de aanmaning.
Het bestuur mag namens de VvE innen, maar laat de vergadering de spelregels vaststellen: na hoeveel weken welke stap, en vanaf welk bedrag u uit handen geeft. Dan hoeft u per geval niet te overleggen.
Wat de wet u meegeeft
- De koper is medeaansprakelijk. Bij verkoop is de nieuwe eigenaar samen met de verkoper aansprakelijk voor de bijdragen over het lopende en het voorgaande boekjaar. Meld openstaande bedragen daarom altijd aan de notaris zodra u een verzoek om informatie krijgt.
- Rente en kosten. De meeste reglementen kennen een rente- en boetebepaling bij te late betaling. Pas die consequent toe, of pas hem aan — een bepaling die nooit wordt gebruikt, werkt niet.
- In het uiterste geval kan de rechter een beslag of zelfs verkoop van het appartementsrecht toestaan. Dat is zeldzaam, maar het bestaat: een VvE staat niet machteloos.
Verantwoording in de ALV
Rapporteer de stand van de debiteuren elk jaar, maar noem geen namen in de vergadering of in de notulen — een betalingsachterstand is een persoonlijk gegeven. Een tabel met "aantal eigenaren met achterstand" en "totaal openstaand bedrag" geeft de vergadering precies genoeg informatie om te sturen.
Neem in de jaarrekening een voorziening op voor vorderingen waarvan inning twijfelachtig is. Dat geeft een eerlijker beeld van de financiële positie dan een balans vol oninbare posten.