Een slapende VvE is een vereniging die op papier bestaat maar in de praktijk niets doet. Dat is geen onschuldige situatie: er wordt niet gereserveerd, er is vaak geen goede opstalverzekering en bij verkoop stokt de financiering. Het goede nieuws is dat activeren met een handvol eigenaren prima te doen is.
Waarom het moet
Een VvE ontstaat automatisch bij de splitsing en kan niet worden opgeheven zolang het gebouw gesplitst is. De verplichtingen lopen dus gewoon door: vergaderen, reserveren, verzekeren, inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Gebeurt dat niet, dan lopen de eigenaren risico. Geldverstrekkers stellen bij de aankoop van een appartement bovendien vaak eisen aan een actieve VvE; een slapende vereniging maakt de woningen lastiger verkoopbaar.
De acht stappen
1. Verzamel de stukken
Vraag de splitsingsakte en splitsingstekening op bij het Kadaster of haal ze uit de eigendomsstukken. Zoek uit welk modelreglement van toepassing is en of er nog oude notulen of een bankrekening bestaan.
2. Breng de eigenaren in kaart
Wie zijn de huidige eigenaren, wat zijn hun breukdelen en hoe zijn ze bereikbaar? Bij kleine VvE's (twee tot acht appartementen) lukt dat vaak met een briefje in de bus; bij verhuurde appartementen loopt het via het Kadaster.
3. Roep een eerste vergadering bijeen
Elke eigenaar mag het initiatief nemen. Nodig iedereen schriftelijk uit met een agenda: bestuur benoemen, bankrekening openen, verzekering, begroting en inschrijving bij de KvK.
4. Benoem een bestuur
Eén bestuurder is genoeg, meerdere mag ook. Leg de benoeming vast in de notulen; dat stuk heeft u nodig bij de KvK en de bank.
5. Schrijf de VvE in bij de Kamer van Koophandel
Inschrijving is verplicht. U heeft de gegevens van de VvE, de splitsingsakte en de benoeming van de bestuurder nodig. Met het KvK-nummer kunt u daarna pas een zakelijke bankrekening openen.
6. Regel de verzekeringen
Een collectieve opstalverzekering op naam van de VvE is de eerste prioriteit; daarna aansprakelijkheid en bestuurdersaansprakelijkheid. Zijn eigenaren afzonderlijk verzekerd, dan kunnen die polissen na het ingaan van de collectieve dekking meestal worden beëindigd.
7. Maak een begroting en stel de bijdrage vast
Begin eenvoudig: verzekering, gemeenschappelijk energieverbruik, klein onderhoud, bankkosten en een dotatie aan het reservefonds. Voor de dotatie kunt u starten met 0,5% van de herbouwwaarde en later overstappen op een MJOP.
8. Laat een MJOP opstellen
Zo weet u binnen een jaar of de bijdrage klopt, en kunt u met de vergadering een pad uitzetten naar een gezond reservefonds.
Kleine VvE, kleine aanpak
Bij een VvE van twee of drie appartementen voelt dit alles al snel als overdreven. Toch is juist daar het risico groot: één lekkage of één gevelherstel kan zomaar tienduizenden euro's kosten. Houd het licht — één vergadering per jaar aan de keukentafel, een eenvoudige begroting op één A4, een spaarrekening op naam van de VvE — maar doe het wél.
Twijfelt u of uw VvE "slapend" is? Drie controlevragen: staat de VvE ingeschreven bij de KvK, is er een bankrekening op naam van de VvE, en is er een opstalverzekering op naam van de VvE? Drie keer ja betekent nog geen actieve VvE, maar één keer nee betekent zeker werk aan de winkel.
Achterstallige jaren
Een veelgestelde vraag: kan de VvE met terugwerkende kracht bijdragen innen over de jaren dat er niets gebeurde? In de praktijk is dat lastig en zelden verstandig. Beter is om vooruit te kijken: stel een reële bijdrage vast, en bespreek openlijk hoe u het achterstallige onderhoud gaat financieren — via een hogere dotatie, een eenmalige bijdrage of een lening.