Het bestuur van een VvE wordt benoemd door de vergadering en voert uit wat die vergadering besluit. Dat klinkt eenvoudig, maar de grens tussen "gewoon regelen" en "eerst besluiten" is precies waar bestuurders in de knel komen.
Benoeming en positie
De vergadering benoemt en ontslaat de bestuurder. Dat kan een eigenaar zijn of een externe partij, zoals een beheerkantoor. Er kunnen meerdere bestuurders zijn; de taakverdeling regelt u onderling en legt u vast in de notulen.
Let op het onderscheid met de voorzitter van de vergadering: dat is een aparte functie die de vergadering leidt en niet hetzelfde is als de bestuurder, ook al vallen ze in kleine VvE\'s vaak samen.
Wat doet het bestuur?
- de besluiten van de vergadering uitvoeren;
- de VvE vertegenwoordigen naar buiten: aannemers, verzekeraars, gemeente, notaris;
- het beheer van de middelen: bijdragen innen, facturen betalen, administratie voeren;
- de jaarstukken en de begroting opstellen en aan de vergadering voorleggen;
- de vergadering bijeenroepen en het onderhoud laten uitvoeren.
Waarvoor eerst naar de vergadering?
De reglementen kennen meestal een bedragsgrens waarboven het bestuur niet zelfstandig mag handelen — vaak een vast bedrag per uitgave of per jaar. Daarboven is een besluit van de vergadering nodig. Verder is een besluit nodig voor:
- vaststellen van begroting, jaarstukken en de bijdrage;
- onderhoud dat niet in het vastgestelde plan of de begroting zit;
- vernieuwing en verbetering van het gebouw;
- het aangaan van een lening of een langlopend contract;
- procederen namens de VvE.
Weet u de grens niet uit uw hoofd? Zoek hem één keer op, schrijf hem bovenaan het bestuursdossier, en agendeer bij twijfel. Een agendapunt kost een half uur; een teruggedraaid besluit kost een jaar goodwill.
Spoed is de uitzondering: bij acuut gevaar of dreigende schade mag het bestuur handelen om erger te voorkomen. Meld zo\'n uitgave dan wel bij de eerstvolgende vergadering, met de reden erbij.
Aansprakelijkheid
Schulden van de VvE zijn schulden van de vereniging. Eigenaren zijn daarvoor naar rato van hun breukdeel aansprakelijk — niet ieder voor het geheel. Een bestuurder die binnen zijn bevoegdheid en zorgvuldig handelt, loopt persoonlijk weinig risico.
Dat verandert bij onbehoorlijk bestuur: het niet verlengen van de opstalverzekering, geld van de VvE gebruiken voor eigen doelen, structureel geen administratie voeren, of een grote opdracht geven zonder besluit. Dan kan een bestuurder persoonlijk worden aangesproken.
Zo beperkt u het risico
- sluit een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af — die is goedkoop en maakt het vinden van bestuursleden makkelijker;
- leg besluiten en opdrachten schriftelijk vast;
- houd de administratie bij en laat de kascommissie haar werk doen;
- blijf binnen de bedragsgrens en agendeer bij twijfel;
- laat u bij grote projecten technisch en juridisch bijstaan.
Aftreden en overdragen
Treedt u af, doe dat dan schriftelijk en zorg voor een nette overdracht: administratie, bankmachtigingen, contracten, polissen, sleutels en het complete dossier. Meld de wisseling ook bij de Kamer van Koophandel — een oud-bestuurder die nog ingeschreven staat, blijft naar buiten toe zichtbaar als bestuurder.
Laat de vergadering ten slotte decharge verlenen over de periode waarin u bestuurde. Dat sluit het hoofdstuk netjes af, voor u en voor uw opvolger.